Eficiencia fiduciaria: dónde se pierde tiempo entre áreas
Una fiduciaria puede tener personas comprometidas y, aun así, acumular tareas pendientes. A veces el retraso se produce entre áreas: una solicitud espera aclaraciones, una revisión vuelve al punto de partida o dos personas actualizan registros distintos. Pedir más velocidad sin entender ese recorrido puede aumentar la presión sin resolver el problema.
Para mejorar la eficiencia, propongo observar dónde se detiene el trabajo y qué información falta para continuarlo. El objetivo es facilitar decisiones oportunas conservando los controles que necesita la operación.
Medir el recorrido completo
Imagine una instrucción que requiere revisión documental, validación y ejecución. Cada participante dedica poco tiempo a su parte, pero el cliente espera varios días. En ese escenario ilustrativo, la demora podría concentrarse en las esperas entre pasos y no en la ejecución individual.
Una revisión útil distingue el tiempo de trabajo, el tiempo en espera y el tiempo dedicado a corregir o completar. Recomiendo registrar esos momentos durante un período definido, utilizando información disponible y evitando convertir el registro en una tarea desproporcionada.
Antes de fijar metas, también conviene acordar qué se considera inicio y final. Si un área cuenta desde que recibe cualquier mensaje y otra desde que el expediente está completo, sus mediciones describen cosas distintas.
Tres fuentes de reproceso que conviene investigar
- Solicitudes incompletas. La persona que recibe el asunto desconoce qué datos son indispensables o quién debe aportarlos.
- Versiones paralelas. Cada área trabaja con un documento diferente y las observaciones no llegan a una versión controlada.
- Decisiones sin responsable definido. Varias personas revisan, pero nadie tiene claro quién resuelve una excepción o confirma el siguiente paso.
Son hipótesis para contrastar con casos reales. El diagnóstico no debería asumir que explican todas las demoras. Puede descubrir, por ejemplo, que el proceso está bien definido pero la capacidad disponible es insuficiente en ciertos períodos.
Agilizar conservando el criterio de control
El artículo 45 del Acuerdo 1-2026 vincula el programa de cumplimiento de prevención de BC/FT/FPADM con la organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones.
Mi recomendación operativa es preguntar para qué existe cada revisión antes de suprimirla. Dos pasos parecidos pueden tener finalidades diferentes. También puede ocurrir que un mismo control se documente varias veces sin aportar información adicional. La diferencia debe explicarse y validarse con las personas responsables.
Una mejora razonable podría ser unificar el formulario de recepción, definir criterios para devolver solicitudes incompletas o establecer dónde queda la versión vigente. Cambiar autorizaciones, accesos o responsabilidades exige un análisis específico del proceso afectado.
Probar una mejora pequeña antes de extenderla
En lugar de rediseñar toda la entidad de una vez, resulta útil elegir un proceso delimitado. El equipo acuerda qué cambiará, quién acompañará la prueba y durante cuánto tiempo observará los resultados. Deben quedar claros los asuntos que seguirán su circuito habitual.
La comparación puede incluir solicitudes devueltas, antigüedad de pendientes, cantidad de aclaraciones y facilidad para localizar soportes. Estas son medidas de gestión propuestas; cada entidad debe seleccionar las que respondan a su dificultad real.
Si mejora la velocidad pero aumenta la necesidad de corregir, el cambio requiere ajustes. Si disminuyen las consultas y el equipo conserva información suficiente para explicar sus decisiones, existe una base para valorar su extensión.
Una mirada legal y operativa
Mi experiencia reúne más de 15 años de trabajo legal y fiduciario en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Esa trayectoria orienta mi forma de revisar: escuchar a quienes ejecutan, examinar documentos y relacionar cada recomendación con una necesidad concreta.
La eficiencia también se construye cuando una persona puede continuar el trabajo de otra sin perder contexto. Una mejora bien documentada ayuda a que la organización conserve conocimiento y reduzca dependencias innecesarias.
Preguntas frecuentes
¿Se necesita comprar software para mejorar?
No necesariamente. Primero conviene entender la causa del problema. Algunas mejoras pueden resolverse con decisiones de coordinación y documentos más claros. Una herramienta debe responder a un proceso definido y a necesidades comprobadas.
¿El diagnóstico incluye implementar todos los cambios?
Depende del alcance contratado. Identificar oportunidades, redactar procedimientos y acompañar su aplicación son trabajos diferentes. Conviene acordar qué entregables y actividades comprende cada etapa desde el inicio.
Revisar dónde se atasca el trabajo
Radar Fiduciario permite delimitar una revisión operativa y administrativa de los procesos seleccionados. Podemos comenzar por el recorrido que hoy genera más esperas, duplicidades o dificultades de coordinación.
Fuentes y referencias normativas
Fuentes consultadas el 15 de octubre de 2026. Las recomendaciones operativas se distinguen de las obligaciones específicas citadas.
- Superintendencia de Bancos de Panamá — Acuerdo 1-2026 — Artículo 45
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Sobre la autora. Carolina Solís Toala es abogada y reúne más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Conoce su trayectoria.
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Información general. La revisión de una situación concreta requiere analizar los documentos y la normativa aplicable.