Expediente fiduciario: cómo reconstruir una decisión con documentos
Una instrucción llega por correo, su aprobación queda en una minuta y el movimiento se registra en otro sistema. Cada pieza existe, pero explicar quién decidió, con qué facultad y sobre qué información exige preguntar a varias personas. El problema del expediente fiduciario no siempre es la falta de documentos: también puede ser la ausencia de una conexión verificable entre ellos.
Ordenar un expediente significa facilitar la reconstrucción de la gestión del fideicomiso. Ese objetivo permite decidir qué conservar, cómo relacionarlo y quién debe asegurar que los documentos sigan disponibles durante el ciclo de vida de la relación.
Un identificador común conecta el expediente
El artículo 34 de la Ley 21 de 2017 dispone un registro secuencial de los fideicomisos y exige que contratos y expedientes, físicos o electrónicos, se identifiquen con el mismo número. No se trata solamente de una referencia administrativa: ofrece una base para vincular información que podría quedar dispersa entre áreas.
La misma ley, en su artículo 29, exige contabilidad separada por patrimonio fideicomitido, información actualizada y documentación de respaldo. El artículo 35.7 incluye contratos, enmiendas, archivos de operaciones e instrucciones, registros contables, rendiciones de cuentas y otros documentos. Estos deberes justifican revisar el expediente como un conjunto relacionado.
Seguir una decisión de principio a fin
Una prueba útil consiste en seleccionar una operación y reconstruirla sin depender de la memoria de quien la ejecutó. ¿Qué documento define las facultades? ¿Quién dio la instrucción? ¿Se verificó su legitimación? ¿Qué revisión se hizo? ¿Quién autorizó la ejecución? ¿Dónde están el soporte del movimiento y su registro?
La prueba debe adaptarse a la naturaleza del fideicomiso. Un desembolso sujeto a condiciones contractuales requiere información distinta de una rendición de cuentas o una modificación de beneficiarios. Utilizar exactamente la misma lista para todos los productos puede ocultar condiciones que solo afectan a ciertas estructuras.
- Contrato vigente, anexos y secuencia de modificaciones.
- Identificación de participantes y facultades pertinentes.
- Instrucciones recibidas y comprobaciones realizadas.
- Aprobaciones, excepciones y justificación de decisiones.
- Soportes de ejecución y conciliación con registros.
- Comunicaciones e informes asociados a la gestión.
Ordenar por proceso, sin perder la historia
Como recomendación operativa, conviene separar apertura, administración, modificaciones y terminación, manteniendo vínculos entre etapas. Una enmienda puede cambiar la regla aplicable a una operación futura; si reemplaza silenciosamente el documento anterior, se pierde la posibilidad de entender decisiones tomadas bajo otra versión.
La clasificación también debe ayudar a distinguir borradores, documentos firmados y versiones sin efecto. Un nombre de archivo parecido no basta. Registrar estado, fecha y relación con el documento sustituido reduce la posibilidad de ejecutar instrucciones con una base contractual desactualizada.
Por ejemplo, en un caso hipotético, el expediente contiene dos instrucciones sobre la misma distribución. La revisión debe permitir establecer cuál fue válida, si una revocó la otra y cómo se comunicó esa decisión. Guardar ambas sin esa explicación conserva archivos, pero deja abierta la incertidumbre.
Disponibilidad no significa acceso indiscriminado
La organización documental debe permitir el acceso de quienes lo necesitan y preservar las restricciones que correspondan. Recomendamos asignar responsables de incorporación, revisión y acceso, además de probar la recuperación de documentos. Un expediente aparentemente completo puede resultar inutilizable si sus enlaces están rotos o solo una persona conserva las credenciales.
La supervisión tampoco se limita a preparar una carpeta para una visita. El Acuerdo Fiduciario 1-2018, artículo 1, incluye el seguimiento continuo de la SBP. Tener información coherente y recuperable facilita responder solicitudes y explicar decisiones durante la operación ordinaria.
Para empezar, puede elegirse una muestra de expedientes de distinta complejidad, registrar las rupturas de trazabilidad y corregir primero las que afectan decisiones vigentes. Este es un método de diagnóstico; el tamaño de la muestra debe definirse según los riesgos y el alcance de la revisión.
Preguntas frecuentes
¿Digitalizar todo resuelve el problema documental?
La digitalización facilita acceso y búsqueda, pero necesita clasificación, integridad, control de versiones y responsables. Un archivo escaneado sin contexto puede conservar las mismas deficiencias del papel.
¿Debe aplicarse un único plazo de conservación?
No conviene asumirlo. Los documentos pueden estar sujetos a reglas y fechas de inicio distintas. La política debe identificar el tipo documental y la disposición aplicable antes de autorizar su eliminación.
Desde mi experiencia de más de 15 años en el trabajo legal y fiduciario en bancos, fiduciarias y firmas de abogados, propongo revisar la documentación con atención personal y detalle, conectándola con las necesidades de cada entidad.
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Fuentes y referencias normativas
Fuentes consultadas el 15 de octubre de 2026. Las recomendaciones operativas se distinguen de las obligaciones específicas citadas.
- Ley 21 de 2017 — Arts. 29, 34 y 35.7
- Acuerdo Fiduciario 1-2018 — Art. 1
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Sobre la autora. Carolina Solís Toala es abogada y reúne más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Conoce su trayectoria.
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