Manual de prevención fiduciaria: cómo actualizarlo bajo el Acuerdo 1-2026
Un manual puede estar aprobado y seguir describiendo una operación que ya no existe. Cambia el sistema, se redistribuyen funciones o aparece una nueva exigencia, pero el equipo continúa usando formularios anteriores. La revisión documental debe detectar esa distancia entre lo escrito y lo que sucede, antes de que una transacción o una inspección la exponga.
Para las fiduciarias panameñas, el Acuerdo 1-2026 ofrece un punto de partida concreto. La actualización del manual de prevención de blanqueo de capitales exige entender qué debe cambiar, quién lo aprueba y cómo se demuestra que el cambio llegó a la operación.
La obligación tiene tres momentos distintos
El artículo 3 del Acuerdo 1-2026 exige actualización continua del Manual para la Prevención de Blanqueo de Capitales. Las modificaciones pasan por aprobación preliminar del Comité de Prevención y ratificación y aprobación de la Junta Directiva, por lo menos una vez al año. Además, corresponde remitir anualmente el manual a la Superintendencia de Bancos con sus actualizaciones.
Si no hubo actualizaciones durante los últimos doce meses, la disposición contempla una certificación firmada por las personas que allí identifica. Por eso, no conviene resumir la obligación como «cambiar todos los manuales cada año». El mandato tiene un documento específico, una gestión continua de cambios y mecanismos de aprobación y remisión.
La Ley 21 de 2017, artículo 35.7, complementa este marco al exigir disponibilidad de manuales, políticas y documentación del negocio fiduciario. Mantenerlos localizables y consistentes permite explicar cómo opera la entidad.
Empezar con una revisión de diferencias
Antes de reescribir, conviene comparar tres elementos: la norma aplicable, el documento aprobado y la práctica real. Una reunión breve con cumplimiento, operaciones y tecnología suele revelar diferencias que una lectura aislada no detecta. Por ejemplo, el manual puede asignar una validación a un cargo eliminado o exigir un registro que el sistema nuevo ya no genera.
Como método de trabajo, recomendamos registrar cada diferencia con su impacto, el proceso afectado y la decisión necesaria. Así se evita sustituir páginas sin resolver quién ejecutará el control o con qué información contará.
- Identificar la disposición vigente y su alcance para la fiduciaria.
- Ubicar las secciones, formularios y listas de revisión afectados.
- Confirmar quién ejecuta, revisa y aprueba cada actividad.
- Definir qué evidencia dejará la operación y dónde se conservará.
- Establecer la fecha de implementación y las dependencias pendientes.
Redactar para quien debe ejecutar
Una política establece el criterio; un procedimiento explica cómo aplicarlo. Si el documento dice «se revisará oportunamente», el equipo todavía necesita saber qué activa la revisión, quién recibe el caso, qué verifica y cómo escala una excepción. La claridad reduce decisiones improvisadas y facilita que otra persona pueda continuar la tarea durante una ausencia.
Supongamos un cambio relevante en la información del cliente. El procedimiento debería conectar la recepción de ese dato con la evaluación correspondiente, las aprobaciones necesarias y la conservación del soporte. Este es un ejemplo metodológico: los plazos y medidas concretos deben provenir de la norma y de las políticas aplicables al caso.
La aprobación debe llegar al trabajo diario
Un control de versiones ayuda a identificar el texto aprobado, sus modificaciones y su fecha de aplicación. También conviene retirar las copias obsoletas del uso operativo, conservando el historial que corresponda. Cambiar el archivo central sirve de poco si los colaboradores siguen descargando una versión anterior desde otra carpeta.
Después de divulgar el cambio, recomendamos una prueba breve: seleccionar un supuesto, pedir al equipo que siga el procedimiento y revisar el resultado. Esta comprobación permite detectar instrucciones ambiguas, campos inexistentes o autorizaciones que no coinciden con la estructura real. La prueba no sustituye la auditoría independiente; ayuda a implementar mejor el documento.
Preguntas frecuentes
¿Todos los manuales fiduciarios deben modificarse anualmente?
No debe afirmarse de manera general. El artículo 3 regula específicamente el manual de prevención, con actualización continua y actuaciones anuales. Otros documentos deben revisarse según su normativa, cambios operativos y políticas internas.
¿Una versión nueva acredita por sí sola el cumplimiento?
No. Conviene poder demostrar la aprobación, difusión y aplicación de las modificaciones. El documento debe corresponder a controles que la fiduciaria pueda ejecutar y respaldar.
Mi experiencia de más de 15 años en el ámbito legal y fiduciario, en bancos, fiduciarias y firmas de abogados, orienta mi enfoque: documentos claros, responsabilidades identificables y próximos pasos concretos.
En Documentación en Acción revisamos la relación entre normativa, manuales y operación para definir ajustes concretos y pendientes de aprobación. Puedes conocer el alcance del servicio y plantear qué documentación necesita tu fiduciaria.
Fuentes y referencias normativas
Fuentes consultadas el 15 de octubre de 2026. Las recomendaciones operativas se distinguen de las obligaciones específicas citadas.
- Acuerdo 1-2026 — Arts. 3, 52 y 54
- Ley 21 de 2017 — Art. 35.7
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Sobre la autora. Carolina Solís Toala es abogada y reúne más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Conoce su trayectoria.
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