De la norma a la evidencia: una matriz de cumplimiento útil para fiduciarias
Una lista de leyes y acuerdos permite saber qué documentos existen. Para dirigir el cumplimiento de una fiduciaria hace falta otro nivel de detalle: qué obligación aplica, qué proceso la atiende, quién responde y cómo se comprueba su ejecución. Si esas conexiones no están claras, una matriz extensa puede producir una sensación de cobertura que la operación no confirma.
La utilidad de un mapa de cumplimiento está en convertir obligaciones dispersas en decisiones concretas. Su estructura debe ayudar a identificar brechas y prioridades, sin confundir una recomendación de organización con una exigencia expresamente establecida por el regulador.
La primera columna debería resolver la aplicabilidad
Antes de asignar controles, es necesario determinar a quién se dirige cada disposición. No toda norma bancaria se aplica automáticamente a una fiduciaria independiente. También existen diferencias entre el trámite de una licencia, la operación continua y los requerimientos particulares formulados a una entidad.
Por ejemplo, el Acuerdo Fiduciario 1-2021, artículo 6, regula la estructura de gobierno corporativo que debe acreditar un solicitante de licencia. Es una referencia relevante para comprender responsabilidades y vigilancia, pero su alcance debe explicarse con precisión. Una matriz que omita ese contexto puede transformar un requisito de autorización en una obligación periódica inexistente.
La Ley 21 de 2017, artículo 35, contiene deberes de los fiduciarios sobre documentación, capacitación, información y gobierno corporativo. Descomponer esos deberes permite identificar procesos distintos y evitar que todo quede asignado genéricamente al área legal.
Conectar seis elementos verificables
Como metodología de trabajo, recomendamos que cada obligación relevante tenga una ficha breve. Puede integrarse en una hoja de cálculo o en una herramienta de gestión; el valor está en su contenido y mantenimiento, no en la complejidad del sistema.
- Fuente: norma, artículo y versión verificados.
- Aplicabilidad: actividad, entidad y condición que activa el deber.
- Responsable: función que ejecuta y autoridad que supervisa.
- Control: actividad concreta prevista para atenderlo.
- Frecuencia: periodicidad o evento, con su fundamento.
- Evidencia: registro que permite comprobar lo realizado.
Puede añadirse el estado de implementación y una fecha de revisión. Conviene evitar categorías ambiguas como «cumple parcialmente» sin una explicación: debe indicarse qué falta, qué riesgo genera y quién debe resolverlo.
Separar frecuencia normativa y calendario interno
El artículo 23 del Acuerdo 1-2026 establece revisión de la evaluación de riesgo al menos cada doce meses y contempla planes correctivos para las debilidades identificadas. Esa periodicidad tiene base normativa. Una reunión mensual para seguir tareas del plan puede ser una decisión interna útil, pero no debe presentarse como mandato de ese artículo.
La distinción importa porque un calendario interno puede ajustarse para mejorar la gestión, mientras que un plazo regulatorio requiere tratamiento diferente. Registrar el origen de cada fecha ayuda a priorizar y evita que un cambio administrativo oculte una obligación externa.
Probar una fila antes de ampliar la matriz
Supongamos que una fila indica «capacitación: cumplido». Para evaluarla, habría que revisar a qué personal se refiere, el programa aplicado, las evaluaciones y la evidencia conservada. La existencia de una factura del capacitador o una invitación a un taller no permite, por sí sola, concluir que el proceso fue efectivo.
Esta comprobación puede repetirse con una muestra de obligaciones de mayor exposición. Si el responsable no reconoce el control o la evidencia no está disponible, la matriz necesita una corrección operativa. Agregar más normas antes de resolver esas desconexiones aumenta el volumen de información sin mejorar su utilidad.
Mantener el mapa después de una reforma
Una modificación normativa debe activar una revisión de las filas afectadas: fuente, procedimiento, responsable, fecha y evidencia. También conviene conservar el historial de la decisión. El Acuerdo 1-2026 sustituyó al 10-2015; una matriz actual debe reflejar ese cambio y no conservar citas derogadas como fundamento vigente.
Al presentar resultados a la gerencia, recomendamos concentrarse en obligaciones sin control, controles sin evidencia y dependencias que retrasan la corrección. Ese resumen facilita decidir recursos y prioridades.
Preguntas frecuentes
¿La matriz prueba por sí sola que la fiduciaria cumple?
No. Organiza y permite seguir obligaciones; la conclusión depende de la evidencia y del funcionamiento de los controles correspondientes.
¿Puede utilizarse una plantilla común?
Puede servir como punto de partida. Debe ajustarse a la licencia, productos, estructura y riesgos de la entidad, verificando la aplicabilidad de cada disposición.
Aporto más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Mi enfoque combina revisión detallada y atención personal para que cada diagnóstico deje próximos pasos claros.
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Fuentes y referencias normativas
Fuentes consultadas el 15 de octubre de 2026. Las recomendaciones operativas se distinguen de las obligaciones específicas citadas.
- Ley 21 de 2017 — Art. 35
- Acuerdo Fiduciario 1-2021 — Art. 6
- Acuerdo 1-2026 — Arts. 23 y 54
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Sobre la autora. Carolina Solís Toala es abogada y reúne más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Conoce su trayectoria.
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