¿La recomendación de compliance exige un nuevo sistema? Preguntas antes de aprobar la inversión
Un informe recomienda implementar una plataforma para corregir debilidades documentales. La propuesta parece concreta, pero la dirección todavía debe resolver una pregunta: ¿qué cambiará en la operación para que la deficiencia deje de ocurrir? Comprar una herramienta puede ser necesario; también exige comprender el problema que deberá resolver y las condiciones para que funcione.
Una segunda opinión sobre esa recomendación puede aportar valor antes de comprometer recursos. El análisis debe vincular la obligación aplicable, los hechos documentados y la solución propuesta. Su propósito es ayudar a decidir con evidencia suficiente, sin atribuir a una herramienta capacidades que todavía no se han comprobado.
Identificar la obligación detrás de la recomendación
El artículo 35, numeral 9, de la Ley 21 de 2017 exige sistemas eficientes para suministrar información oportuna y veraz a las autoridades. Esa disposición, considerada por sí sola, no selecciona una marca o plataforma. Debe revisarse junto con las demás normas y requerimientos aplicables al caso antes de concluir qué solución necesita la entidad.
Como método profesional, conviene pedir que el informe identifique el resultado que debe alcanzarse y el motivo por el cual recomienda una solución específica. «Centralizar documentos» es una función. «Recuperar la instrucción y su autorización para cada operación revisada» describe una capacidad que puede verificarse.
Distinguir la causa del síntoma
Ejemplo hipotético: una fiduciaria tarda varios días en reconstruir expedientes porque las instrucciones se guardan en correos individuales. Un informe recomienda comprar un gestor documental. La recomendación puede tener sentido, pero quedan preguntas sobre quién clasificará los archivos, cómo se identificarán las versiones y qué ocurrirá cuando una instrucción llegue por un canal distinto.
Si esas reglas no se definen, el repositorio nuevo puede reproducir el desorden anterior. La revisión debe comprobar si el problema proviene de capacidad tecnológica, responsabilidades imprecisas, procedimientos incompletos, falta de recursos o una combinación. Cada causa requiere medidas concretas, aunque varias puedan ejecutarse dentro del mismo proyecto.
Comparar alternativas con criterios verificables
La comparación útil va más allá de las funcionalidades ofrecidas. Conviene valorar cómo responderá cada alternativa ante situaciones reales y qué dependencias introduce. Los siguientes criterios son recomendaciones de evaluación, no una lista normativa universal:
- Cobertura: qué tipos de expediente, documentos y operaciones quedarán incluidos; cuáles requerirán un proceso adicional.
- Responsabilidades: quién incorporará, revisará y corregirá información, y cómo se manejarán las ausencias del personal.
- Trazabilidad: cómo se relacionarán una instrucción, su autorización, su ejecución y los cambios posteriores.
- Acceso y recuperación: quién podrá consultar o modificar los registros y cómo se recuperará información durante una contingencia.
- Migración: qué documentos históricos se trasladarán, cómo se validarán y qué excepciones quedarán pendientes.
- Continuidad: qué deberá conservar la fiduciaria para seguir operando si cambia el proveedor o termina el servicio.
Las alternativas pueden incluir ajustes al sistema existente, cambios de procedimiento y una implementación tecnológica progresiva. Solo deben considerarse opciones que permitan atender las obligaciones y los plazos aplicables. Una solución intermedia necesita controles, responsables y un período definido; no basta describirla como «temporal».
Definir la prueba antes de aprobar el proyecto
La dirección puede solicitar un caso de prueba acordado: localizar un expediente, reconstruir una instrucción, identificar quién la aprobó y exportar los soportes necesarios. Conviene incluir casos con documentos faltantes o correcciones, porque revelan cómo se administran las excepciones. Los criterios de aceptación deben acordarse antes de evaluar la demostración.
El artículo 29 de la Ley 21 de 2017 exige contabilidad separada por patrimonio fideicomitido, actualizada y respaldada documentalmente. Si la herramienta se propone para apoyar ese ámbito, la prueba debe permitir comprobar la correspondencia entre registros y soportes, además de la facilidad para buscar archivos.
Una segunda opinión útil concluye qué aspectos están sustentados, cuáles dependen de información pendiente y qué pruebas deberían preceder a la decisión. También distingue la evaluación de la recomendación del diseño técnico, la contratación y la implementación, que pueden requerir especialistas y alcances adicionales.
Preguntas frecuentes
¿La segunda opinión debe recomendar el sistema más económico?
Debe valorar si la respuesta es adecuada al problema y a las obligaciones aplicables. El costo es un factor de decisión, junto con la capacidad, los recursos, la continuidad y las limitaciones comprobadas.
¿Una demostración comercial basta para cerrar el hallazgo?
Una demostración acredita determinadas funciones en un entorno de prueba. El cierre requiere atender el criterio correspondiente y aportar la evidencia que permita valorar su aplicación efectiva.
Soy Carolina Solís, abogada. Reúno más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Conozca Perspectiva Experta para delimitar una segunda opinión sobre una recomendación existente y las preguntas que su dirección necesita resolver antes de actuar.
Fuentes y referencias normativas
Fuentes consultadas el 15 de octubre de 2026. Las recomendaciones operativas se distinguen de las obligaciones específicas citadas.
- Ley 21 de 2017, Superintendencia de Bancos de Panamá — Art. 35.9: sistemas eficientes de información a autoridades; art. 29: contabilidad separada, actualizada y respaldada por fideicomiso.
- Normativa Bancaria y Fiduciaria 1998–2023, compilación SBP — Textos de los arts. 29 y 35 verificados en pp. 585–586.
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Sobre la autora. Carolina Solís Toala es abogada y reúne más de 15 años de experiencia legal y fiduciaria en bancos, fiduciarias y firmas de abogados. Conoce su trayectoria.
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